In estrema sintesi: hai un sistema di geolocalizzazione sui camion o sulle autovetture guidate dai dipendenti? Non hai fatto nulla ai fini di rispettare le disposizioni del D.lgs. 196/2003? Può costarti 40.000 euro, leggi perché.



Una società acquistava due autovetture, date in uso a dipendenti, sulle quali era installato un dispositivo di localizzazione (GPS) e, attraverso una sogetto terzo (la centrale) la società poteva eventualmente monitorare su un proprio personal computer gli spostamenti e visualizzare la posizione delle vetture e anche "tracciare" i percorsi delle stesse (c.d. " geolocalizzazione").

Nel febbraio 2015 si presentavano nella sede della società (in provincia di Cuneo), due militari del Nucleo Speciale Privacy della Guardia di Finanza di Roma, contestando alla società l'omessa notifica al Garante - che si rammenta deve essere preventiva- relativamente al sistema di geolocalizzazione installato sulle due autovetturei (articolo 37 del D.lgs. 196/2003) (1); la società riferiva e dimostrava comunque di aver provveduto a redigere un'apposita informativa ai dipendenti che utilizzavano le autovetture "geolocalizzate", di aver acquisito inoltre il consenso scritto dei dipendenti stessi, di aver designato inoltre per iscritto un responsabile ed un incaricato relativamente a tale servizio, sostenendo inoltre di non aver mai utilizzato il servizio reso dalla centrale (non avendo quindi mai "tracciato" i percorsi delle autovetture), intendendo utilizzare tale servizio nell'eventualità di furti e/o incidenti, fattispecie segnalate con un apposito "allarme" lanciato dal veicolo alla centrale e da questa inviato alla società, inoltre su ogni auto era affissa un'apposita vetrofania riportante la c.d. informativa minima.

Chiuso il verbale i due militari tornavano a Roma, ma un mese dopo perveniva alla società, sempre dal Nucleo Speciale Privacy della Guardia di Finanza di Roma un verbale di contestazione amministrativa, nel quale si evidenziava la violazione dell'articolo 37 c.1 lett. a del D.lgs. 196/2003 (vedi nota 1) punita con la sanzione amministrativa da 20.000 a 120.000 €. (2), sanzione definibile con oblazione di cui alla Legge 689/1981 in misura pari al terzo del massimo od al doppio del minimo (si considera l'ìmporto più favorevole, ma in entrambe i casi l'importo dell'oblazione ammontava a 40.000 euro).

La società non procedeva al pagamento e presentava scritti difensivi al Garante, ribadendo quanto indicato nel verbale del febbraio 2015, chiedendo venisse irrogata la sanzione minima (cioè i 20.000 euro) in quanto, ad esclusione della notifica di cui all'art. 37, ogni altro adempimento era stato rispettato (vetrofania, informativa, consenso etc. etc.).

Nel febbraio 2018 il Garante ha notificato alla società, via pec, ordinanza ingiunzione nella quale, considerato che possa essere applicata la diminuente di cui all'articolo 164 bis comma 1 del D.lgs. 196/2003 (3) (riduzione a due quinti nei casi di minore gravità), la sanzione viene determinata in euro 8.000= (sanzione minima 20.000 euro x 2/5 = 8.000).

Ad evitare ogni contestazione in merito, qualora sui mezzi condotti da personale dipendente, specie nel settore dell'autotrasporto e, comunque, su vetture concesse in uso ai dipendenti, raccomandiamo di verificare il rispetto di tutte le norme dettate dal D.lgs. 196/2003, segnalando di seguito alcuni documenti da consultare sull'argomento.

provvedimento generale del Garante n. 370 del 4/10/2011
altri documenti: parere preventivo del Garante alla TNT

Note:
(1) art. 37 del D.lgs. 196/2003 . Il titolare notifica al Garante il trattamento di dati personali cui intende procedere, solo se il trattamento riguarda:...... a) dati genetici, biometrici o dati che indicano la posizione geografica di persone od oggetti mediante una rete di comunicazione elettronica - art. 38 - La notificazione del trattamento è presentata al Garante prima dell'inizio del trattamento.
(2) art. 163 del D.lgs. 196/2003 Chiunque, essendovi tenuto, non provvede tempestivamente alla notificazione ai sensi degli articoli 37 e 38, ovvero indica in essa notizie incomplete, è punito con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da ventimila euro a centoventimila euro.
(3) art. 164 bis comma 1 del D.lgs. 196/2003 Se taluna delle  violazioni di cui agli articoli 161, 162, 162-ter, 163 e 164 è di minore gravità, avuto altresì riguardo alla natura anche economica o sociale dell'attività svolta, i limiti minimi e massimi stabiliti dai medesimi articoli sono applicati in misura pari a due quinti.